Protokół z kontroli klubu sportowego"Spójnia"

Protokół nr 9/08 z kontroli przeprowadzonej przez Komisję Rewizyjną Rady Gminy Białe Błota
 
 
 
                Na podstawie planu pracy Komisji Rewizyjnej na I kwartał 2008r. zatwierdzonego przez Radę Gminy , komisja w składzie:
 
 
Przewodniczący - Edmund Łączny
członek – Bronisław Balcerowski
 
 
przeprowadziła w dniach 19.02.2008r.-29.02.2008r. kontrolę działalności Wójta Gminy Białe Błota w zakresie nadzoru i oceny zgodności wykorzystania dotacji budżetowej wydatków w latach 2006 i 2007 w klubie sportowym „ Spójnia” w Białych Błotach.
 
                W czasie prowadzonych czynności kontrolnych uczestniczył przedstawiciel podmiotu kontrolowanego Patrycjusz Migawa koordynator ds. sportu w Urzędzie Gminy.
                W przedmiotowej kontroli dokonano przeglądu i sprawdzenia następujących dokumentów przedstawionych przez koordynatora ds. sportu Urzędu Gminy Patrycjusza Migawę:
1.        Umowa nr 1 zawarta w dniu 10 lutego 2006r. na przekazanie dotacji w wysokości 77 000 zł na rok 2006r.
-          sprawozdanie częściowe za okres 24 lutego 2006r. do 30 czerwca 2006r. (okres sprawozdawczy, termin do 30 lipca 2006r.);
-          sprawozdanie częściowe za okres od 1 lipca 2006r. do 30 czerwca 2006r. ( okres sprawozdawczy, termin do 30 października 2006r.);
-          sprawozdanie końcowe z wykonania zadania, sporządzone na ustalonym formularzu w terminie 30 dni od dnia zakończenie realizacji zadania;
-          zestawienie faktur za poszczególne okresy;
-          bilans za rok 2006- rachunek zysków i strat;
-          sprawozdanie merytoryczne i działalność za rok 2006r.
2.        Umowa nr 1 zawarta w dniu 30 marca 2007r. na kwotę 75 000 zł. – w której określono termin wykonania zadania od dnia 30 marca 2007r. do                   31 grudnia 2007r.
-          sprawozdanie częściowe za okres od 30 marca 2007r. do                      30 czerwca 2007r. w terminie do 30 lipca 2007r.;
-          sprawozdanie częściowe za okres od 1 lipca 2007r. do 30 września 2007r. w terminie do 30 października 2007r.;
-          sprawozdanie końcowe z wykonania zadania na odpowiednim formularzu w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania;
-          korekta sprawozdania za rok 2007.
3.        Ponadto w czasie kontroli zapoznano się z n/w pismami dotyczącymi przedmiotowej sprawy.
a)       pismem Wójta Gminy SKG 3360-37/2008 z dnia 4 kwietnia 2008r. skierowanym do RIO w Bydgoszczy dot. rozliczenia dotacji przekazanej klubowi sportowemu( stowarzyszenie);
b)       pismem Regionalnej Izby Obrachunkowej nr RIO/SO/3567/2008 z dnia 29 kwietnia 2008r. odpowiedź na pismo Wójta Gminy SKG 3360-37/2008r.;
c)       zaleceniami pokontrolnymi Wójta Gminy skierowanymi pismem          S 4124-2/08 z dnia 13 maja 2008r. do klubów sportowych w tym            do „ Spójni” Białe Błota;
d)       pisemnymi wyjaśnieniami Głównej Księgowej Krystyny Klimczyk GKS „ Spójnia” Białe Błota z dnia 26 maja 2008r. dotyczącymi- korekty sprawozdania;
e)       potwierdzenie przeprowadzenia kontroli sprawozdań przez koordynatora ds. sportu Patrycjusza Migawę w której uwag nie odnotowano;
f)        protokół z kontroli przeprowadzonej przez Skarbnika Urzędu Gminy.
 
                Na podstawie sprawdzenia przedstawionych materiałów za rok 2007 Komisja Rewizyjna stwierdziła następujący stan faktyczny. Część opłacanych faktur przez Klub Sportowy „Spójnia”, których zobowiązania płatnicze powstały przed zawarciem umowy dotyczącej dotacji z Budżetu Gminy tj. terminem 30.03.2007r. dokonano opłaty n/w faktur:
1.        Polisa Ubezpieczeniowa Nr 1934/841/2007/109/4 z dnia 21.03.2007r. (59) – 440 zł.;
2.        Faktura Nr 5/2007 z dnia 22.02.2007r. WKS Zawisza transfer trzech zawodników (63) – 3000 zł.;
3.        Faktura Nr 111045551 z dnia 23.03.2007r. Enea (67) – 104, 16 zł.;
4.        Faktura Nr 07-FVS/0201 z dnia 19.03.2007r. Zawisza - wynajem obiektu (69) – 214 zł.;
5.        Faktura Nr 5021646994/22/0 z dnia 26.03.2007r. Netia (69) – 109,91 zł.;
6.        Faktura Nr 5021352545/22/0 z dnia 26 lutego 2007r. Netia (83) – 98,65 zł.;
7.        Rachunek RR/205 z dnia 26.03.2007 Kujawsko- Pomorski Związek Piłki Noznej transfer+uprawnienia (115) – 1170 zł.;
8.        Faktura Nr 1500/04 z dnia 02.03.2007r. Puchary (122) – 143 zł.;
9.        Faktura 1/03/07 z dnia 04.03.2007r. transport osobowy – M. Lesniarek (126) – 115,56 zł.;
10.     Faktura 37/02/07 z dnia 12.02.2007r. GZEAS – wynajem autobusu (129) – 131,61 zł.;
11.     Faktura 38/02/07 z dnia 28.02.2007r. GZEAS – wynajem autobusu (130) – 353,10 zł.
W związku z powyższym w czasie trwania kontroli już po stwierdzeniu nieprawidłowości Księgowa klubu Sportowego dokonała korekty sprawozdania z wykonania zadania „ Rozwój kultury fizycznej sportu i rekreacji wśród dzieci i młodzieży i dorosłych mieszkańców Gminy Białe Błota za rok 2007r.” – składając jednocześnie pisemne wyjaśnienie z dnia 26.05.2008r. w którym podaje, że powodem złożenia korekty jest błędne zaliczenie faktur do rocznego rozliczenia otrzymanej dotacji. Podając jednocześnie, że w księgach rachunkowych za rok 2007 dokonano korekty zapisów dokumentami wewnętrznymi.
        Komisja Rewizyjna w czasie prowadzonej kontroli otrzymała informację z Regionalnej Izby Obrachunkowej  dotyczącą rozliczenia dotacji przekazanej klubowi sportowemu przekazanej pismem RIO/SO/3567/2008 z dnia 29 kwietnia 2008r., stanowiąca odpowiedź na pismo Wójta Gminy SKG 3360-37/2008 z dnia 03.04.2008r.  Z treści pisma RIO wynika, że:
1.        Formą wpłaty dotacji przyznanej z budżetu gminy może być przekazanie beneficjantowi środków na poczet poniesienia kosztów projektu lub refundacji kosztów poniesionych przez beneficjanta dotacji, ze środków własnych. Zrefundowanie wydatków poniesionych przed przyznaniem dotacji jest niemożliwe, gdyż dotacja ma służyć na przyszłe sfinansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji przedsięwzięcia, na jakie została przyznana.
2.        Klub nie może sporządzać korekty sprawozdania z tytułu zapłaty faktur z własnych środków.
Traktując moment przyznania dotacji jako okazję do refundacji kosztów poniesionych przed przyznaniem dotacji celowej, bowiem brak podstaw prawnych do dokonania korekty z tego tytułu.
Analizując powyższe Komisja Rewizyjna stwierdza, że po dokonanych korektach faktur i sprawozdania zadanie dotyczące transferu zawodników ujęte w harmonogramie stanowiącym załącznik do umowy nr 1 nie zostało zrealizowane w zakresie dotacji. Zdaniem komisji dużo wątpliwości budzi fakt ujmowania takiego zadania do realizacji z dotacji budżetowej mając na uwadze ideę krzewienia kultury fizycznej i sportu na terenie naszej gminy.
Komisja Rewizyjna w trakcie trwania kontroli otrzymała z dniem 13.05.2008r. zalecenia pokontrolne wynikające m.in. z przebiegu kontroli skierowane przez Wójta Gminy do Klubów Sportowych, z zaleceniami jak należy postępować na przyszłość , w jaki sposób wykorzystywać dotację i czego nie wolno robić przy wykorzystywaniu dotacji.
W wyniku czynności kontrolnych Komisja Rewizyjna dokonała następujących ustaleń:
1.                  Klub Sportowy „ Spójnia” Białe Błota do złożonej oferty na przyznanie środków finansowych z budżetu gminy załączył kosztorys szczegółowy ze względu na rodzaj kosztów. Natomiast do umowy nr 1 zawartej w dniu 30.03.2007r. załącznik nr 2 stanowi zaktualizowany harmonogram realizacji zadania, w którym wyszczególniono zadania publiczne tylko tematycznie nie tak szczegółowo jak to ujęto w kosztorysie. Kwotę dotacji podzielono na tzw. transze do których dopisano tylko nazwy zadania. Zdaniem Komisji Rewizyjnej wprowadzało to znaczne utrudnienia w rozliczeniu dotacji dla kontrolujących, a uproszczenie i wprowadzanie ewentualnych zmian dla klubu.
2.                  W umowie nr 1 nie został określony zakres postanowienia dopuszczającego treści zmiany w drodze dwustronnego aneksu pisemnego z zastrzeżeniem, że zmiana umowy nie może powodować zwiększenia kwoty przyznanej dotacji, ani istotnego odstępstwa do założeń projektu przedsięwzięcia wybranego przez Wójta Gminy. W uzasadnionych przypadkach w umowie można zmienić postanowienie dopuszczające dokonanie przez benificjenta przesunięć pomiędzy propozycjami kosztorysu do ściśle określonego procentu istniejącej propozycji kosztorysowej ( np. X%) – powyższe ustalenie sformułowano na podstawie stanowiska RIO określonego w piśmie RIO/SO 3567/2008 z dnia 29.04.2008r.
3.                  Klub Sportowy „ Spójnia” Białe Błota dokonał błędnego zaliczenia faktur do rocznego rozliczenia otrzymanej dotacji z Urzędu Gminy w wyniku czego w czasie kontroli została złożona korekta sprawozdania końcowego i pisemne wyjaśnienie Głównej Księgowej w przedmiotowej sprawie.
4.                  W wyniku kontroli wewnętrznej sprawowanej przez Urząd Gminy dotyczącej sprawdzania sprawozdań częściowych z otrzymanej dotacji nie stwierdzono błędnego zaliczenia faktur, których zobowiązania powstały przed podpisaniem umowy. Według wyjaśnienia pracownika merytorycznego nie stwierdzono wówczas przedmiotowych błędów, gdyż terminy płatności w tych fakturach zostały określone po terminie zawarcia umowy.
5.                  Komisja rewizyjna dokonała porównania dotacji dla dwóch kontrolowanych klubów sportowych tj. w Łochowie i Białych Błotach, z którego wynika, że w klubie sportowym w Białych Błotach jest planowany wydatek na opłacanie jednego pełnego etatu na warunkach zatrudnienia na ogólną kwotę około 30 tysięcy, co stwarza obraz mocno zróżnicowany w zakresie dotacji ogólnej dla tych klubów. W związku z powyższym należy przystąpić do nowych rozwiązań tzw. systemowych w przedmiotowym zakresie szczególnie w świetle tworzenia nowej bazy sportowej wymagającej jej bieżącego utrzymania.
6.                  Kontroli dokonuje pracownik merytoryczny Urzędu Gminy tj. koordynator ds. sportu, który jednocześnie jest związany z klubem umową zlecenie na wykonywanie usług trenerskich, co zdaniem komisji może mieć wpływ na rzetelność i rzeczowość w dokonywanych kontrolach. Takiej sytuacji należy unikać w przyszłości.
Komisja Rewizyjna w wyniku dokonanych ustaleń i przeprowadzonych rozmów z koordynatorem ds. sportu Patrycjuszem Migawą, Skarbnikiem Urzędu Gminy Lucyną Krasulak oraz  Radcą Prawnym Urzędu Gminy Edytą Ksobiak zmierzających do wyjaśnienia wszelkich wątpliwości stwierdzonych w trakcie kontroli ustaliła, że zalecenia pokontrolne Wójta Gminy Białe Błota z dnia 13.05.2008r. skierowane do Klubów Sportowych pismem S 4124-2/08 stanowią także zalecenia do bieżącej kontroli i rozliczania częściowych wydatków dokonanych przez Kluby Sportowe dla merytorycznych pracowników Urzędu Gminy.
 
W świetle powyższego należy w szczególności realizować swoje zadania w następujący sposób:
1.                         Bezwzględnie przestrzegać umowę zawartą pomiędzy Klubem sportowym, a Gminą Białe Błota.
2.                         Przyznaną dotację należy dokładnie wykorzystać zgodnie z przeznaczeniem i na cele określone w zaktualizowanym kosztorysie wykonania zadania.
3.                         Przyznana dotację należy rozliczać w określonym terminie i na warunkach zawartej umowy.
4.                         Klubom sportowym nie wolno wykorzystywać przyznanej dotacji na pokrycie zobowiązań zaciągniętych przed podpisaniem umowy.
 
 
W czasie wykonywanych czynności kontrolnych, merytoryczni pracownicy Urzędu Gminy na bieżąco udzielali stosownych wyjaśnień, co skutkowało odpowiednim określeniem przedstawionych ustaleń i zakresem postępowania na przyszłość.
 
Podmiot kontrolowany zapoznał się z ustaleniami zawartymi w protokole.
 
Protokół z kontroli sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden w dniu podpisania otrzymał kontrolowany, a drugi został dostarczony klubowi sportowemu „ Spójnia” Białe Błota, trzeci pozostaje w aktach Rady Gminy Białe Błota.
 
 
 
 
W kontroli brali udział:
Przewodniczący Edmund Łączny
Członek Bronisław Balcerowski
 
Protokół otrzymują:
1.        Wójt Gminy;
2.        Klub Sportowy „ Spójnia”
3.        a/a
 
 
 
 
 
 
 

Wytworzył: Magdalena Maison (24 lipca 2008)
Opublikował: Magdalena Maison (24 lipca 2008, 12:18:46)

Ostatnia zmiana: brak zmian
Liczba odsłon: 3798

wersja do zapisu wersja do druku

W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies. Więcej szczegółów w naszej Polityce Cookies.

Zamknij