zespołu kontrolnego Komisji Rewizyjnej Rady Gminy z przeprowadzonej kontroli w Gminnym Centrum Kultury w Białych Błotach za 2012 rok

Białe Błota, dnia 6 czerwca 2013 r.

RGK.0012.4.10.2013

PROTOKÓŁ

zespołu kontrolnego Komisji Rewizyjnej Rady Gminy z przeprowadzonej kontroli w Gminnym Centrum Kultury w Białych Błotach za 2012 rok

W Uchwale Rady Gminy Nr RGK.0007.172.2012 (załącznik nr 1) z dnia 20 grudnia 2012 r., w sprawie zatwierdzenia planów prac Komisji Stałych Rady Gminy Białe Błota, w załączniku nr 2 w planie pracy Komisji Rewizyjnej na I kwartał 2013 roku na miesiąc luty zaplanowana została kontrola Gminnego Centrum Kultury za 2012 r. Zespół kontrolny w składzie:

1. Bronisław Balcerowski – Przewodniczący Zespołu Kontrolnego

2. Marlena Witkowska-Rypina – członek zespołu kontrolnego

3. Robert Baranowski – członek zespołu kontrolnego

na podstawie upoważnienia RGK.0016.4.4.2013.1. (załącznik nr 2) oraz list obecności stanowiących załącznik nr 3 do niniejszego protokołu, dokonał kontroli w dniach: 21.02, 26.02, 5.03, 11.03, 14.03, 29.04. 2013 r. Kontrola została przeprowadzona w zakresie dotacji podmiotowej przekazanej w 2012 roku Gminnemu Centrum Kultury z siedzibą przy ul. Czystej 1a Białych Błotach.

Kontrolą GCK objęto okres od 17.02.2012 do 31.12.2012, tj. od dnia połączenia Wiejskiego Ośrodka Kultury w Łochowie z Białobłockim Ośrodkiem Kultury w Białych Błotach. Dyrektorem Gminnego Centrum Kultury został powołany Jarosław Zwoliński przez Wójta Gminy na podstawie aktu powołania i porozumienia stron z 17.02.2012 (załącznik nr 4). Dotacja dla Gminnego Centrum Kultury została ustalona po rozliczeniu wydatków Wiejskiego Ośrodka Kultury i Białobłockiego Ośrodka Kultury i wynosiła 935.777,00 zł.

Kontrolę rozpoczęto od zapoznania się z wnioskami ostatnich kontroli przeprowadzonych przez Komisję Doraźną Rady Gminy w Białobłockim Ośrodku Kultury w dniach 24-25.10.2011 i 3.11.2011 oraz w Wiejskim Ośrodku Kultury w Łochowie w dn. 11.06.2012 r. Ze względu na zmiany organizacyjne, tj. połączenie ośrodków kultury zapoznano się ze sprawozdaniami finansowymi z wykonania planu finansowego za następujące okresy:

  • za okres 1.01.2012 do 16.02.2012 w WOK w Łochowie (załącznik nr 5) wykorzystano środki finansowe w kwocie 52.321,52 zł,

  • za okres 1.01.2012 do 16.02.2012 w BOK w Białych Błotach (załącznik nr 6) wykorzystano środki finansowe w kwocie 81.000,00 zł.

Sprawdzenie wydatków w BOK i WOK było uzasadnione sprawdzeniem wydatkowania całej dotacji przekazanej instytucjom kultury przez Gminę Białe Błota w 2012 roku.

Zespół kontrolny przystąpił do kontroli wydatków finansowych na podstawie przedstawionego planu merytorycznego i finansowego Gminnego Centrum Kultury na 2012 rok (załącznik nr 7). W dniu 11 marca podczas prowadzenia czynności kontrolnych księgowa GCK udzieliła informację że plan obowiązuje od 20.04.2012 roku i taką adnotację umieściła na planie.

Zgodnie z ww. planem sprawdzono wydatki związane z utrzymaniem świetlic w Lisim Ogonie, Łochowicach i Cielu, w tym koszty ogólne oraz zakładany koszt imprez na 2012 rok organizowanych przez GCK.

Dokonano szczegółowego rozliczenia dwóch dużych zadań, które dotyczyły obozu letniego OL-TOMu zorganizowanego w okresie 12 dni w miesiącu sierpniu 2012 roku w Murzasichle na kwotę 38.696,25 zł dla 22 uczestników obozu oraz Teatru tańca, którego koszt ogólny stanowił kwotę 24.719,06 zł.

Dokonano sprawdzenia wszystkich umów cywilnoprawnych tj. umowy zlecenie i o dzieło. Przedstawiony do kontroli informator o koncie 502-1-114 – zapisy na koncie Teatru tańca (załącznik nr 8) nie obejmował wydatków związanych z umową o dzieło Nr UMF 2012/06/0013 – za opracowanie choreografii dla teatru tańca na kwotę 1.099,00 zł oraz umowy zlecenia Nr 2012/09/0019 za prowadzenie zajęć tanecznych z dziećmi w ramach teatru tańca na kwotę 356,04 zł.

Ponadto dokonano kontroli rozliczenia wydatków wybranych imprez:

  • „Jak smakują Łochowice” – festyn z dn. 19.05.2012 – impreza współfinansowana z sołectwem Łochowice, rozliczenie części wydatków odbyło się przez Gminne Centrum Kultury. Zastrzeżenie budzą faktury nr 2497/2012 (załącznik nr 18) oraz nr 1603197/16/2012 (załącznik nr 19), które dotyczą zakupu kiełbasy na ogólną wagę 38,40 kg na kwotę 358,76 zł.

  • „Wianki – festyn w Lisim Ogonie” z dn. 23.06.2012 – impreza współfinansowana z sołectwem Lisi Ogon, a wszystkie wydatki rozliczane były przez Gminne Centrum Kultury. Poważne zastrzeżenie budzi faktura 19/2012 stanowiąca załącznik nr 9 do protokołu, dotycząca następującego zakupu – nazwa towaru: „upominek”, sztuk: 1, na kwotę 480,30 zł oraz faktura FVS/034/2012 (załącznik nr 10) na kwotę 159,10 zł za zakup czekolad.

  • „Ognisko integracyjne” – Zielonka z dn. 11.08.2012

  • Dożynki gminne z dn. 29.08.2012 -

  • Festiwal „Piosenka jest wieczna” - zdaniem komisji budzi wątpliwość pełne wykorzystanie środków w nawiązaniu do planu merytoryczno-finansowego.

Z analizy wydatków ww. imprez nasuwa się wniosek, że znaczna część środków pochodząca z funduszu sołeckiego lub funduszu Gminnego Centrum Kultury przeznaczona jest na tzw. konsumpcje.

Zespół kontrolny zapoznał się także ze sprawozdaniem finansowych za okres 17.02.2012 do 31.12.2012 z dnia 29.03.2013 (załącznik Nr 11) oraz z CIT-8, które zostało złożone w dniu 2.04.2013 do I Urzędu Skarbowego w Bydgoszczy.

Analizując sprawozdanie stwierdza się, że dotacja z budżetu gminnego została wykorzystana w wysokości 895.277,56 zł.

W dniu 8.01.2013 dokonano przelewu do Urzędu Gminy na kwotę 40.499,44 zł jako zwrot niewykorzystanej dotacji podmiotowej. Z informacji uzyskanej od księgowej wynika, że wartość zwrotu prawie w całości związana była ze zmniejszeniem zatrudnienia m.in. poprzez zwolnienie się p. Marka Czarnowskiego od 1.09.2012 oraz przez likwidację stanowiska pracy księgowej GCK od 1.05.2012.

Zespół kontrolny dokonał także sprawdzenia dokumentów związanych z:

  • polityką rachunkowości,

  • polityką inwentaryzacyjną,

  • zasadami premiowania,

  • regulaminem kontroli zarządczej,

  • wykazu wypłaty gotówki czekami.

W sprawie zasad prowadzenia rachunkowości zostało przedstawione do kontroli Zarządzenie Nr 7/2012 z dnia 17.02.2012 r. Dyrektora Gminnego Centrum Kultury w Białych Błotach wraz załącznikami (załącznik nr 12).

Pozostałe zarządzenia Dyrektora Gminnego Centrum Kultury zostały uzupełnione i przedstawione w trakcie trwania kontroli i stanowią załączniki:

  • nr 13 – w sprawie polityki zarządczej,

  • nr 14 – w sprawie polityki bezpieczeństwa,

  • nr 15 – w sprawie regulaminu zatrudniania pracowników,

  • nr 16 – w sprawie kodeksu etycznego pracowników,

  • nr 17 – w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników.

W GCK w dniu 11.03.2013 stwierdzono brak regulaminu kontroli zarządczej, co stanowi naruszenie art. 68 w związku z art. 69 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r., o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., nr 157, poz. 1240) w związku z komunikatem Ministra Finansów nr 23 z 16 lipca 2009 r. (Dz. Urz. M.F. z 2009 r., Nr 19 poz. 84). Regulamin, bądź instrukcja kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych oraz zarządzenie kierownika jednostki o jego wdrożeniu są dokumentami bez których nie można mówić, że system tej kontroli został wdrożony.

Ponadto zaleca się, aby uzupełnić politykę rachunkowości o zasady gospodarki kasowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami, szczególnie z uwzględnieniem zasad pobierania gotówki do kasy i zasady gospodarki czekami ze wzorami podpisów na czekach gotówkowych. Aktualnie pobór gotówki z banku odbywa się na podstawie jednego podpisu – dyrektora Gminnego Centrum Kultury, bądź księgowej.


W N I O S K I


  1. Plan finansowy GCK na rok 2012, który w dniu 11.03.2013 podczas kontroli nie był zatwierdzony przez dyrektora, którego podpis został złożony oraz wyjaśniono, że plan ten obowiązuje od dnia 20 kwietnia 2012 r.

W związku z powyższym, że instytucja kultury została powołana do życia w dn. 17.02.2012 r., stwierdzono, że do dnia 20.04.2012 r., pracowała bez planu finansowego. Zgodnie z obowiązującymi przepisami stanowi to naruszenie art. 27 pkt 3 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej w związku z art. 44 pkt 1 ust. 3 ustawy o finansach publicznych.

Ponadto stwierdzono nieprawidłowości w delegacjach z dn. 4.03.2012 r., 9.03.2012 r., 10.03.2012 r., i 12.03.2012 r., wystawionych na nazwisko Marek Czarnowski i podpisanych jako zlecającego także przez Marka Czarnowskiego, a dyrektorem już był od 17.02.2012 pan Zwoliński Jarosław.

  1. Zabezpieczono na rok 2012 po otrzymaniu dotacji podmiotowej – w ramach wydatków sztywnych, środki finansowe konieczne do płynnej realizacji, np.:

  • Wynagrodzeń osobowych i pochodnych od wynagrodzeń,

  • Opłacenia składek ZUS i Funduszu Pracy.

  1. Zespół kontrolny po analizie wydatków na realizację niektórych zadań- szczególnie tych które generują bardzo wysokie koszty jednostkowe przekraczające 15.000 zł – wnioskuje o zastosowanie programu oszczędnościowego pod względem racjonalności, zasadności i celowości ponoszonych wydatków. Program oszczędnościowy powinien być skierowany na ustawiczne tworzenie nowych ofert kulturalnych dla mieszkańców z wykorzystaniem istniejącej bazy.

  2. Należy wprowadzić obligatoryjne opisywanie faktur w sposób nie budzący żadnych wątpliwości, co do celowości wydatkowania środków finansowych przez osoby dokonujące zakupu, co umożliwi właściwą ocenę dyrektorowi GCK oraz kontrolującym pod względem zasadności ponoszonych wydatków.

  3. Zespół kontrolny zaleca, aby maksymalnie ograniczyć wydatki na artykuły spożywcze przy organizacji imprez plenerowych, a więcej środków przeznaczyć na opłacenie oferty kulturalnej.

  4. Zespół kontrolny zaleca, aby wykorzystywać w maksymalnym zakresie wszystkie osoby zatrudnione na umowę zlecenie lub umowę o dzieło, do prowadzenia zespołów na gminnych i środowiskowych imprezach, organizowanych na terenie gminy w ramach prowadzonych zajęć, bez dodatkowych opłat.

  5. Osoby (instruktorzy) zatrudnione powinny być kierowane i wykorzystywane do pracy we wszystkich obiektach Gminnego Centrum Kultury w celu prowadzenia oferty kulturalnej w świetlicach wiejskich.


Protokół sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Przewodniczącego Rady Gminy, Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej, Kierownika kontrolowanego podmiotu oraz kierownika jednostki nadrzędnej – Wójta Gminy Białe Błota.


Załączniki do protokołu – według załączonego wykazu w ilości 19 (w aktach Komisji Rewizyjnej).



WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW DO PROTOKOŁU

ZESPOŁU KONTROLNEGO NR RGK.0016.4.10.2013

z dnia 6 czerwca 2013 r.



Nr 1 – Uchwała Rady Gminy Nr RGK.0007.172.2012 z dnia 20 grudnia 2012 r., w sprawie zatwierdzenia planów prac Komisji Stałych Rady Gminy Białe Błota,

Nr 2 – Upoważnienie RGK.0016.4.4.2013.1.,

Nr 3 – Listy obecności,

Nr 4 – Akt powołania dyrektora Gminnego Centrum Kultury i porozumienia stron z 17.02.2012 i 31.05.2012 r.,

Nr 5 – Sprawozdanie Finansowe z wykonania planu finansowego za okres od 01.01.2012 do 16.02.2012 Wiejskiego Ośrodka Kultury,

Nr 6 – Sprawozdanie Finansowe z wykonania planu finansowego za okres od 01.01.2012 do 16.02.2012 Białobłockiego Ośrodka Kultury,

Nr 7 – Plan merytoryczny i finansowy Gminnego Centrum Kultury na 2012 rok,

Nr 8 – Informator o koncie 502-1-114 – zapisy na koncie Teatru tańca,

Nr 9 – Faktura VAT 19/2012 z dnia 22.06.2012 r.,

Nr 10 – Faktura VAT Nr FVS/034/2012 z dnia 26.06.2012 r.,

Nr 11 – Sprawozdanie finansowe za okres 17.02.2012 – 31.12.2012,

Nr 12 – Zarządzenie Nr 7/2012 z dnia 17.02.2012 r. Dyrektora Gminnego Centrum Kultury w Białych Błotach w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości,

Nr 13 – Zarządzenie Nr 3/2013 z dnia 7.03.2013 r. Dyrektora Gminnego Centrum Kultury w Białych Błotach w sprawie polityki zarządczej w Gminnym Centrum Kultury z siedzibą w Białych Błotach,

Nr 14 – Zarządzenie Nr 4/2013 z dnia 7.03.2013 r. Dyrektora Gminnego Centrum Kultury w Białych Błotach w sprawie polityki bezpieczeństwa danych osobowych w Gminnym Centrum Kultury z siedzibą w Białych Błotach,

Nr 15 – Zarządzenie Nr 5/2013 z dnia 7.03.2013 r. Dyrektora Gminnego Centrum Kultury w Białych Błotach w sprawie regulaminu zatrudniania pracowników w Gminnym Centrum Kultury z siedzibą w Białych Błotach,

Nr 16 – Zarządzenie Nr 6/2013 z dnia 7.03.2013 r. Dyrektora Gminnego Centrum Kultury w Białych Błotach w sprawie Kodeksu Etycznego pracowników Gminnego Centrum Kultury z siedzibą w Białych Błotach,

Nr 17 – Zarządzenie Nr 7/2013 z dnia 7.03.2013 r. Dyrektora Gminnego Centrum Kultury w Białych Błotach w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników Gminnego Centrum Kultury z siedzibą w Białych Błotach,

Nr 18 – Faktura VAT 2497/2012 z dnia 16.05.2012,

Nr 19 – Faktura VAT 1603197/16/2012.


Wytworzył: Natalia Zelińska (6 czerwca 2013)
Opublikował: Natalia Sadłowska (2 sierpnia 2013, 08:55:42)

Ostatnia zmiana: brak zmian
Liczba odsłon: 1286

wersja do zapisu wersja do druku

W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies. Więcej szczegółów w naszej Polityce Cookies.

Zamknij