SG.0050.58. 2016

Na podstawie art. 30 ust 1 i art. 31 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j Dz. U. z 2016r. poz. 446 ze zm. poz. 1579) oraz art. 99 i art. 109 ust.1 i 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710 ze zm. poz. 846, 960, 1052, 1206, 1228, 1579 )a także treścią art. 3 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U z 2016r. poz. 1454) zarządzam, co następuje:

W celu zapewnienia poprawności i spójności rozliczeń podatku od towarów i usług (zwanym w dalszej części „podatkiem VAT”) w Gminie Białe Błota i jej jednostkach budżetowych, oraz samorządowym zakładzie budżetowym ustala się procedury obowiązujące od dnia 1 stycznia 2017r. w tym zakresie.

Procedury określone w niniejszym zarządzeniu obowiązują wszystkie gminne jednostki budżetowe i samorządowy zakład budżetowy Gminy Białe Błota wg wykazu stanowiącego załącznik do niniejszego zarządzenia, sporządzonego z podaniem pełnej oraz skróconej nazwy jednostki.

Zobowiązuje się wszystkich dyrektorów oraz kierowników jednostek budżetowych
i samorządowy zakład budżetowy do dokonania przeglądu dochodów budżetowych osiąganych przez jednostkę i zawartych umów, pod kątem opodatkowania podatkiem VAT, a w konsekwencji ich podziału na trzy kategorie, tj.; objętych zwolnieniem od VAT, objętych stawkami VAT (23%, 8%, 5%), niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Począwszy od miesiąca stycznia 2017r. dyrektorzy i kierownicy jednostek budżetowych i samorządowego zakładu budżetowego wymienionych w załączniku nr 1 zobowiązani są do : prowadzenia ewidencji i rozliczeń z tytułu podatku VAT związanych z działalnością prowadzoną przez te jednostki, sporządzania „cząstkowych” rejestrów VAT, w których będą ujmowane czynności (transakcje) wykonywane przez te jednostki oraz wartość towarów i usług nabywanych przez jednostki w związku z prowadzoną przez nie działalnością, sporządzenie tzw. „cząstkowych„ deklaracji VAT dotyczących prowadzonej działalności, wyznaczenia osób odpowiedzialnych za prowadzenie spraw w zakresie ewidencji i rozliczeń podatku VAT, stosownie do art. 31 ustawy z 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacji Podatkowej (t.j. Dz. U. z 2015r. poz. 613, z późn. zm.), i przekazanie tych danych do Wójta Gminy Białe Błota. Księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu programów komputerowych zatwierdzonych przez Wójta/ Dyrektora/Kierownika w polityce rachunkowości. Rejestry do celów podatku VAT prowadzone są odrębnie w każdej jednostce, w formie elektronicznej. Fakturowanie prowadzone jest według zasad określonych w ustawie z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016r., poz. 710 z późn. zm).

W celu prawidłowego rozliczenia podatku VAT przez Gminę Białe Błota z Urzędem Skarbowym ustala się następujące zasady sporządzania deklaracji cząstkowych- miesięcznych przez gminne jednostki budżetowe, samorządowy zakład budżetowy i tym samym zobowiązuje się dyrektorów/ kierowników do : dostarczania ewidencji sprzedaży oraz, jeśli jednostce przysługuje prawo do odliczeń podatku naliczonego VAT, ewidencji zakupu a także sporządzonej na ich podstawie deklaracji VAT-7 .Wartość w deklaracji „cząstkowej” należy wykazać do dwóch miejsc po przecinku (w złotych i groszach) do Urzędu Gminy Białe Błota w nieprzekraczalnym terminie do 15-go dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym (w przypadku gdy 15-ty dzień miesiąca przypada na dzień wolny od pracy, dokumenty należy przekazać w ostatnim pracującym dniu, poprzedzającym dzień 15-ty). Łącznie z ewidencjami należy przedłożyć odpowiednie wydruki kont księgowych w zakresie rozliczonego podatku VAT. Ewidencje oraz wydruki muszą być podpisane przez dyrektora / kierownika i głównego księgowego jednostki, przekazania obliczonej kwoty podatku VAT, która jest wynikiem rozliczenia podatku przez jednostkę, do 15-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, ( w przypadku gdy 15-ty dzień miesiąca przypada na dzień wolny od pracy, obliczoną kwotę należy przekazać w ostatnim pracującym dniu, poprzedzającym dzień 15-ty). na rachunek dochodów Urzędu Gminy Białe Błota Nr 74 8142 1020 0000 3098 2000 0001, w treści przelewu wpisywać „ VAT za miesiąc …….. – nazwa jednostki”, w przypadku braku występowania w danym okresie rozliczeniowym (miesiącu) czynności podlegających opodatkowaniu – należy sporządzić „ zerową” deklarację w wyznaczonym wyżej terminie, księgi podatkowe VAT oraz dowody źródłowe dokumentujące ich zapisy, jednostki budżetowe i samorządowy zakład budżetowy zobowiązane są przechowywać zgodnie z przepisami art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług tj. do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych (przez okres 5 lat od końca roku, w którym upływa termin płatności podatku za okres, którego księgi dotyczą), przedłożenia wykazu kont bankowych, na które będzie zwracana nadwyżka podatku VAT naliczonego nad należnym zgodnie z deklaracją VAT- 7, dostosowania polityki rachunkowości do zasad określonych w niniejszym zarządzeniu, w szczególności w zasadach funkcjonowania kont związanych z rozliczeniem podatku VAT (podatek należny, podatek naliczony, rozliczenie podatku, rozliczenie z tyt. podatku VAT z UGBB).

W celu ujednolicenia numeracji prowadzonych cząstkowych ewidencji sprzedaży
i zakupu ustala się w jednostkach następujące ich oznaczanie: nazwa rejestru: rejestr zakupu/ rejestr sprzedaży, numer rejestru: kolejny numer(…)/Gmina Białe Błota/ skrócona nazwa jednostki(…), okres, którego dotyczy: miesiąc, rok, nazwa podmiotu : Gmina Białe Błota, ul. Szubińska 7, 86-005 Białe Błota NIP (Gminy) 5542841796.

Ustala się następujące zasady prowadzenia pomocniczych rejestrów sprzedaży VAT: rejestr sprzedaży VAT – prowadzony jest przez wyznaczonego pracownika jednostki budżetowej oraz samorządowego zakładu budżetowego. Odpowiedzialnego za prowadzenie spraw w zakresie ewidencji i rozliczeń podatku VAT, w oparciu o dokumenty źródłowe ( fa VAT) wystawionych przez jednostkę budżetową i samorządowy zakład budżetowy dla potwierdzenia uzyskania dochodów budżetu gminy z tytułu umów cywilno – prawnych (dochody podlegające podatkowi od towarów i usług), zapisy w rejestrze sprzedaży VAT dokonywane są po ujęciu operacji
w rachunkowości jednostki budżetowej i samorządowego zakładu budżetowego na podstawie kopii wystawionych faktur VAT. W celu identyfikacji dowodu źródłowego i powiązania go z zapisem w rejestrze sprzedaży VAT należy podawać nr pozycji księgowej, pod którym dowód źródłowy przechowywany jest w zbiorze dowodów księgowych. Dekretacja dochodów źródłowych muszą zawierać oznaczenie pozycji zapisu operacji w rejestrze sprzedaży VAT prowadzonych przez jednostkę budżetową i samorządowy zakład budżetowy, w prowadzonych przez jednostki budżetowe i samorządowy zakład budżetowy rejestrach sprzedaży VAT ujmuje się tylko i wyłącznie obroty związane z czynnościami podlegającymi przepisom ustawy o podatku od towarów i usług, to jest dochody budżetu gminy z tytułu odpłatnej dostawy towarów i nieodpłatnego świadczenia usług wymienione w przepisach art. 7, ust.2 i art.8 ust2 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług.

Ustala się następujące zasady prowadzenia pomocniczych rejestrów zakupów VAT: pomocnicze księgi podatkowe – rejestry zakupów VAT w jednostkach budżetowych i samorządowym zakładzie budżetowym, należy prowadzić w taki sposób aby możliwe było na ich podstawie sporządzenie deklaracji VAT-7. W rejestrze zakupów VAT prowadzonych przez jednostki budżetowe i samorządowym zakładzie budżetowym ujmowane są wszystkie wydatki budżetowe Gminy potwierdzone prawidłowymi fakturami VAT, w podziale na wydatki bieżące i majątkowe, które uprawniają Gminę do odliczenia podatku naliczonego VAT w całości lub w części. Dane te są niezbędne do ustalenia wysokości kwoty podatku naliczonego w deklaracji podatkowej składanej przez Gminę, zapisy w rejestrze zakupów VAT dokonywane są po ujęciu danego wydatku w ewidencji księgowej jednostki budżetowej i samorządowego zakładu budżetowego na podstawie oryginału otrzymanej faktury VAT. Dowody źródłowe przechowywane są w księgach rachunkowych jednostki budżetowej i samorządowym zakładzie budżetowym. W celu identyfikacji dowodu źródłowego i powiązania go z zapisami w księgach, pod którą dana operacja została ujęta w ewidencji księgowej jednostki i pod którym oryginał faktury VAT przechowywany jest w zbiorze dowodów księgowych. Dekretacje otrzymywanych zewnętrznych dowodów źródłowych muszą zawierać oznaczenie pozycji zapisu operacji w rejestrze zakupu VAT prowadzanych przez jednostkę budżetową i samorządowy zakład budżetowy, jednostki budżetowe i samorządowy zakład budżetowy, odpowiedzialne są za prawidłowość przyjmowanych faktur podatkowych, to jest za wymaganie od dostawców podawania w nich pełnych nazw odbiorców oraz za weryfikację dostawców, czy są uprawnieni do wystawiania faktur VAT, w rozumieniu przepisów art. 106a-106q ustawy o podatku od towarów i usług. Jednostki budżetowe i samorządowy zakład budżetowy Gminy nie mogą akceptować faktur VAT w formie elektronicznej.

Określa się następujące zasady zawierania umów z kontrahentami: od dnia 1 stycznia 2017 roku wszystkie umowy z kontrahentami zawierane będą w imieniu Gminy Białe Błota. Umowy cywilnoprawne (np. najmu) zawierane przez jednostki w imieniu i na rzecz gminy muszą zawierać właściwe dane identyfikacyjne podmiotu je zawierającego, czyli: pełną nazwę gminy, jej adres i jej NIP (oraz dane jednostki jako podmiotu reprezentującego gminę, czyli pełną nazwę jednostki wraz z jej adresem, a także podpis dyrektora jednostki z upoważnienia Wójta Gminy Białe Błota, umowy zawarte przed 1 stycznia 2017 roku, faktury wystawione z nazwą, adresem oraz NIP tylko jednostki (bez nazwy i NIP Gminy), będą uznawane za prawidłowe. Natomiast nowo zawierane umowy, po wejściu w życie niniejszego zarządzenia, powinny być zawierane z danymi, o których mowa w §8 i w §9.

Faktury wystawiane przez jednostki muszą zawierać wszystkie niezbędne elementy, o których mowa w art. 106 e ustawy o VAT. Przy czym ustala się, że dane identyfikacyjne podmiotu dokonującego transakcji sprzedaży bądź zakupu wpisywane będą na fakturach następująco: